Facture électronique reçue : refus, litige, approbation… les 4 réponses à connaître

Avec la réforme de la facturation électronique, recevoir une facture ne se fait plus de façon passive. En tant que destinataire, vous devez désormais envoyer des statuts de cycle de vie en retour, des réponses formelles qui informent votre fournisseur de l'avancement du traitement. Ces statuts ne sont pas qu'une formalité technique : ils ont une portée commerciale et juridique réelle.

Voici les 4 situations que vous pouvez rencontrer, et les bons réflexes à adopter.

Avant tout : la réception, c'est automatique

Dès qu'une facture électronique vous est adressée, votre Plateforme Agréée (PA) la met à votre disposition. Vous n'avez rien à faire pour la "recevoir" au sens technique, elle arrive dans votre système. C'est ce qui se passe ensuite qui compte.

Situation 1, Vous prenez en charge la facture

C'est le premier statut que vous renvoyez à votre fournisseur : "Prise en charge". Il signifie que vous avez bien reçu la facture et que vous la traitez. C'est un accusé de réception fonctionnel, pas une approbation.

Pour votre fournisseur, c'est une information importante : sa facture n'est pas perdue dans la nature, elle est en cours de traitement de votre côté.

Situation 2, Vous refusez la facture

Le refus est votre droit, mais il doit être motivé. Parmi les motifs valides : une erreur de prix, une prestation non réalisée, un mauvais destinataire, un doublon, ou une référence de commande incorrecte.

Ce que ça implique concrètement :

• Vous renvoyez le statut "Refusée" accompagné du motif précis
• Votre fournisseur doit émettre un avoir annulant la facture, puis une nouvelle facture corrigée
• La facture refusée n'a aucune valeur comptable ou fiscale

À noter : le refus n'est pas anodin. Il engage votre fournisseur dans un processus de correction. Réservez-le aux situations où la facture ne peut vraiment pas être acceptée en l'état.

Situation 3, Vous approuvez partiellement

Moins connue mais prévue par la norme, cette option vous permet de contester une partie d'une facture sans la refuser intégralement. Par exemple, vous acceptez 9 lignes sur 10, mais contestez une quantité ou un tarif sur la dernière.

Vous renvoyez le statut "Approuvée partiellement", en précisant les montants approuvés et contestés. C'est une solution élégante pour éviter de bloquer tout un règlement quand seul un détail pose problème.

Situation 4, Vous signalez un litige

Le statut "En litige" est différent du refus. Vous n'annulez pas la facture, vous signalez qu'un désaccord commercial est en cours et que le traitement est suspendu le temps de le résoudre. C'est une façon de geler la situation sans fermer la porte.

Ce statut est utile quand la situation nécessite des échanges avec votre fournisseur avant de pouvoir trancher. Une fois le litige résolu, vous basculerez vers "Approuvée" ou "Refusée" selon l'issue.

Ce qu'il ne faut pas oublier : votre propre équipement

Pour recevoir des factures électroniques et renvoyer ces statuts, vous devez avoir désigné une Plateforme Agréée (PA) active et l'avoir déclarée dans l'annuaire national. Sans cela, vos fournisseurs ne peuvent pas vous transmettre leurs factures par voie électronique, et c'est vous qui vous exposez aux sanctions prévues par les textes.

Bercy et la DGFiP ont annoncé une doctrine de tolérance au démarrage pour les entreprises de bonne foi qui font des efforts de mise en conformité. Mais cette tolérance n'a pas vocation à durer indéfiniment : mieux vaut régulariser votre situation sans attendre.

Ce qu'il faut retenir

Être bien équipé côté réception, c'est aussi savoir répondre correctement aux factures que vous recevez.
Les équipes du Groupe ADINFO accompagnent les entreprises dans la mise en place de ces processus, de la configuration de votre Plateforme Agréée à la formation de vos équipes sur la gestion des statuts.